보안구역 출입 기록, 간편하면서도 안전할 수는 없을까요?

보안 유지의 기본 : 보안구역 출입관리

많은 기업체와 공공기관에서 보안구역을 지정하고, 해당 구역에 출입인원을 기록해 보안 유지에 활용하고 있습니다. 특히 정부 기관, 연구소, 금융기관, 제조업체 등의 민감한 정보를 다루는 공간에서는 철저한 보안 관리를 위해 출입 기록을 정확하게 유지하는 것이 필수적입니다. 일반적인 출입기록부에는 보통 아래와 같은 내용들이 들어갑니다.

• 출입날짜 : 2024-01-07
• 출입시간 : 11:23 / 12:34
• 이름 : 이한진
• 소속부서 : 개발팀
• 사유 : 상시업무
• 연락처 : 010-1234-5678
• 노트북, 휴대폰 소지 여부 : X / X

보안구역 출입기록에서 불편했던 점은 어떤 게 있었나요?

저도 전 회사에 다닐 때 보안구역이 있어 출입기록을 했었는데요. 들어갈 일은 엄청 자주 있는데 그 때마다 매번 종이에 수기로 기록을 해야 해서 매우 귀찮았던 기억이 납니다.

귀찮은 것 외에도, 종이로 기록하는 전통적인 출입기록 방식은 아래와 같은 문제가 있습니다.

• 오류 가능성: 수기로 기록하다 보면 사람의 실수로 인해 중요한 정보가 잘못 기재되거나, 아예 빠질 가능성이 있습니다. 예를 들어, 시간 기록에서 숫자 하나를 잘못 적거나, 이름을 잘못 기재하는 경우가 흔합니다.
• 비효율적인 기록 관리 : 출입 기록을 종이로 관리할 경우, 기록이 쌓일수록 데이터를 관리하기가 더욱 어려워집니다. 대규모 시설이나 장기적으로 데이터를 보관해야 하는 경우, 기록 보관에 드는 비용과 시간이 상당히 큽니다. 공간을 확보해야 하고, 물리적 보관이 제대로 이루어지지 않으면 중요한 기록을 영구적으로 잃을 수 있습니다.
• 기록 위조 및 변조 가능성: 종이 기록은 손쉽게 위조되거나 변조될 수 있습니다. 누군가 기록을 조작해 특정 시간에 출입하지 않았던 것처럼 만들 수 있으며, 이러한 위조된 기록은 나중에 문제가 되었을 때 증거로 활용하기 어렵습니다.

그렇다면, 만약 출입기록 관련 업무를 디지털화하면 어떤 장점이 있을까요?

출입기록의 디지털화가 필요한 이유

1. 효율성 향상 : 디지털화된 시스템을 사용하면 번거로운 입력 내용이 자동으로 기록됩니다. 예를 들어 출입시간, 방문자의 신상 등 반복적으로 입력해야 되는 정보들을 일일이 입력할 필요가 없어지게 됩니다.
2. 정확한 기록 : 수기 기록은 오류 발생 가능성이 큽니다. 사람이 직접 쓰고 읽다 보면 작은 실수로 인해 중요한 기록이 잘못되거나 누락될 수 있습니다. 하지만 디지털 시스템은 이런 실수를 줄여주며, 모든 데이터를 정확하고 체계적으로 저장할 수 있습니다.
3. 보안 강화 : 종이로 기록된 정보는 분실되거나 훼손될 위험이 큽니다. 반면, 디지털 기록은 클라우드 서버나 데이터베이스에 안전하게 저장되어 필요 시 언제든지 쉽게 접근할 수 있습니다. 또한, 권한이 있는 사람만이 기록을 열람하고 수정할 수 있도록 설정할 수 있어 보안성이 높아집니다.

이렇듯 출입기록을 디지털화했을 때의 장점은 명확하지만, 많은 분들에게 디지털 전환은 여전히 막막하고 어렵게만 느껴집니다. 그렇다면 터치체크는 어떻게 출입기록부를 디지털화하고 있을까요?

터치체크는 어떻게 출입기록을 만들고 관리할까요?

터치체크를 활용하면 기록지 제작부터 실제 점검, 그리고 점검업무 운영까지 전부 디지털화할 수 있습니다. 터치체크를 통해서 보안구역 출입기록 관련 업무를 디지털화하는 과정을 간단히 보여드릴게요.

1. 보안구역 시설 등록

출입기록을 운영하고자 하는 시설을 등록해주세요. 시설의 이름만 있으면 손쉽게 등록할 수 있어요.

2. 출입기록을 위한 표 제작

출입기록 시에 필요한 질문들을 만들어 주세요. 여기서는 출입 사유를 주관식 유형으로, 노트북/스마트폰 소지 여부를 체크박스(다중 선택이 가능한 객관식) 유형으로 질문을 만들었어요.

터치체크로 출입기록을 할 경우, 이미 로그인된 앱으로 기록을 하기 때문에 기록하는 사람의 개인정보 (이름, 휴대폰 번호 등)는 따로 필요하지 않아요. 출입날짜/시간도 당연히 자동으로 계산됩니다.

3. 터치체크 스마트 스티커 부착

보안 구역 내 원하는 장소에 터치체크의 스마트 스티커를 부착해 주세요. 앞으로는 출입자의 스마트폰을 이 스티커에 대기만 하면 출입기록을 작성할 수 있어요!

4. 스마트폰만 있으면 출입기록 끝!

이제 출입할 때마다 터치체크 앱을 켜고 스마트 스티커에 터치해주면, 미리 만들어뒀던 출입기록부가 나와서 빠르게 출입기록을 할 수 있어요.

지금 우리 회사에도 도입이 가능한가요?

네, 가능합니다. 아래 버튼을 클릭해 터치체크에 가입하시면 위 블로그 내용처럼 서류 업무를 디지털화하실 수 있어요. (만약 어려움이 있으실 경우 홈페이지/어드민의 우하단에 상담 버튼을 눌러 주세요!)

지금 바로 터치체크에 회원가입해서 서류업무의 디지털화를 경험해 보세요. 점검/기록을 위한 양식 제작부터 실제 업무 수행까지 모든 영역에서 업무가 편해짐을 느끼실 수 있습니다.
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